Cách đây 64 năm, ngày 03 tháng 01 năm 1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh, Chủ tịch Chính phủ lâm thời nước Việt Nam dân chủ Cộng hòa đã ký Thông đạt số 1CP/VP gửi các ông Bộ trưởng trong đó nêu rõ: “Xét rằng một vài công sở đã tự tiện hủy bỏ hay bán các công văn và hồ sơ cũ. Hành động ấy có tính cách phá hoại, vì sợ làm mất những tài liệu có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia. Vậy yêu cầu các ông Bộ trưởng ban chỉ thị cho nhân viên các sở phải gìn giữ tất cả các công văn, tài liệu và cấm không được hủy những công văn, tài liệu ấy nếu không có lệnh trên rõ rệt cho phép hủy bỏ. Xin nhắc rằng những hồ sơ hoặc công văn không cần dùng sau này sẽ phải gửi về những sở lưu trữ công văn thuộc Bộ quốc gia Giáo dục tàng trữ. Những viên chức không tuân lệnh này sẽ bị nghiêm trị”. Thông đạt này chính là một trong những văn bản đầu tiên của Nhà nước ta về công tác lưu trữ, đặt nền móng quan trọng cho ngành Lưu trữ Việt Nam.

Qua bài viết “Một vài suy nghĩ về công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động quản lý hành chính hiện nay” kỳ trước, có thể thấy công tác văn thư lưu trữ chiếm một vị trí và vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước. Tuy nhiên hiện nay, công tác văn thư, lưu trữ vẫn chưa phát huy được hết những vai trò và ý nghĩa vốn có của nó. Trong khi nhiều cơ quan, đơn vị nhà nước làm rất tốt thì vẫn còn một số cơ quan, đơn vị gặp nhiều khó khăn trong việc triển khai thực hiện các nội dung liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ. 

Ngày 02/12/2009, tại Công văn số 7838/UBND-NCPC của UBND thành phố về việc sắp xếp, chỉnh lý tài liệu và nộp lưu trữ tài liệu vào Kho lưu trữ thành phố; Chủ tịch UBND thành phố đã có ý kiến chỉ đạo đến tất cả các sở, ban, ngành và UBND các quận, huyện trên thành phố về việc tăng cường công tác lập hồ sơ công việc và lưu trữ tài liệu. 

Về cơ bản có thể hiểu, công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư. Còn công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội. Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị.

Ngày 31 tháng 10 vừa qua, Hội thi kỹ năng soạn thảo văn bản cấp thành phố năm 2009 đã được diễn ra một cách thành công tại trường THPT Chuyên Lê Quý Đôn Đà Nẵng. So với các hội thi kỹ năng soạn thảo văn bản ở cấp cơ sở, Hội thi cấp thành phố lần này đã được nâng lên một bước cả về quy mô lẫn nội dung thi.