Lập hồ sơ công việc là một trong những nội dung của hoạt động quản lý Nhà nước.  Hồ sơ được lập khoa học một mặt góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công tác của cơ quan, đơn vị và của bản thân cán bộ, công chức lập hồ sơ, mặt khác tạo điều kiện cho việc lưu trữ, tra cứu được thuận lợi, dễ dàng, nhanh chóng, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

Tuy nhiên, qua quá trình kiểm tra thực tế cho thấy việc thực hiện các quy định của Nhà nước về lập hồ sơ công việc ở phần lớn các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thành phố chưa tốt, chưa đạt yêu cầu.  Bài viết đề cập đến một số hạn chế và những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng của công tác này như sau:

1.  Hạn chế:

-  Công tác văn thư lưu trữ nói chung và lập hồ sơ công việc nói riêng bị xem nhẹ từ nhiều phía.  Phần lớn Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị chưa thực sự quan tâm đến công tác lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện tốt công tác này; cán bộ, công chức chuyên môn nghiệp vụ có nhận thức chưa đúng, chưa đầy đủ về trách nhiệm lập hồ sơ công việc của từng cá nhân;

-  Theo quy định của Nhà nước thì việc lập hồ sơ là một công việc bắt buộc. Từ Thủ trưởng cơ quan đến cán bộ, công chức chuyên môn nghiệp vụ, các nhân viên văn thư hành chính … đều phải lập hồ sơ công việc của mình làm. Tuy nhiên, một bộ phận không nhỏ cán bộ, công chức lập hồ sơ theo kinh nghiệm và thực tiễn công tác, tức là photo và lưu tất cả hoặc một số giấy tờ, văn bản hình thành trong quá trình xử lý một hồ sơ để phục vụ cho việc tra cứu, tìm kiếm của cá nhân khi cần thiết, còn những văn bản gốc thì chuyển cho bộ phận văn thư lưu trữ.  Bởi vì xuất phát từ nhận thức rằng đây là nhiệm vụ của cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ;

-  Đối với những cơ quan, đơn vị có quan tâm đến công tác này thì cũng gặp nhiều khó khăn trong việc xác định danh mục hồ sơ, danh mục thành phần hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ … nên khi lập hồ sơ công việc còn lúng túng, chưa được khoa học, chặt chẽ;

-  Các lớp tập huấn về công tác lập hồ sơ công việc với số lượng có hạn nên đa số các cơ quan, đơn vị chỉ cử cán bộ làm công tác văn thư-lưu trữ đi dự, trong khi đó nhiệm vụ này liên quan đến hầu hết cán bộ, công chức chuyên môn, nghiệp vụ khác.  Vì vậy, khi triển khai đến các đối tượng này thường gặp nhiều khó khăn, trở ngại.

2.  Giải pháp:  Để nâng cao hiệu quả và chất lượng công tác lập hồ sơ công việc cần thực hiện một số giải pháp sau:

-  Đẩy mạnh công tác tuyên truyền nâng cao nhận thức cũng như tinh thần trách nhiệm của cán bộ, công chức đối với công tác lập hồ sơ công việc;

-  Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị cần quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo quyết liệt cán bộ, công chức thực hiện tốt công tác lập hồ sơ công việc;

-  Thường xuyên mở các lớp tập huấn, tạo điều kiện để tất cả cán bộ, công chức đều có cơ hội tham gia học tập, bồi dưỡng những kiến thức, kỹ năng cơ bản trong việc lập hồ sơ công việc;

-  Đưa nội dung này vào một trong những tiêu chí đánh giá xếp hạng cải cách hành chính của cơ quan, đơn vị cũng như đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ và xếp loại thi đua của cán bộ, công chức hàng năm./.
 

Phan Thị Thanh