Thực hiện quy định tại khoản 3 Điều 1 Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2010 của Chính phủ về công tác văn thư, Bộ Nội vụ đã soạn thảo thông tư hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và được Bộ trưởng ký ban hành vào ngày 19/01/2011 (Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính).

So với Thông tư liên lịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản (sau đây gọi tắt là Thông tư 55), Thông tư hướng dẫn lần này đã có những điểm mới như sau:
    - Về cách thức trình bày trong thông tư, nếu như Thông tư 55 hướng dẫn phần thể thức và kỹ thuật trình bày thành hai phần riêng biệt thì Thông tư mới đã ghép chung hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày theo từng thành phần cấu thành văn bản. Nhờ đó, tạo nên sự rõ ràng và nhất quán trong cách thức hướng dẫn và sự thuận tiện trong việc nghiên cứu, thực hiện.
    -  Về thể thức và kỹ thuật trình bày từng thành phần cấu thành văn bản, Thông tư mới đã có nhiều quy định cụ thể, rõ ràng hơn mà Thông tư 55 chưa đề cập tới (nhất là về mặt kỹ thuật trình bày). Cụ thể như sau:
    + Về Quốc hiệu: quy định rõ hơn về cơ chữ trình bày dòng thứ nhất và dòng thứ hai trong Quốc hiệu, theo quy định dòng thứ hai lúc nào cũng phải lớn hơn dòng thứ nhất một cỡ chữ. Cách trình bày đường kẻ ngang phía dưới quốc hiệu không được dùng lệnh Underline mà phải dùng lệnh Draw.
    + Về tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng.
    + Về ký hiệu của văn bản: trong Thông tư lần này quy định rõ việc ghi ký hiệu công văn do UNBD cấp huyện, cấp xã ban hành bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành công văn và chữ viết tắt tên lĩnh vực (các lĩnh vực được quy định tại Mục 2, Mục 3, Chương IV, Luật Tổ chức HĐND và UBND năm 2003) được giải quyết trong công văn. Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực (đối với UBND cấp huyện, cấp xã) do cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.
    + Về trích yếu nội dung công văn: được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số ký và ký hiệu văn bản.
    + Về nội dung văn bản: lần đầu tiên trong một văn bản quy phạm pháp luật chính thức, Bộ Nội vụ đã ban hành Quy định viết hoa trong văn bản hành chính (Phụ lục VI kèm theo Thông tư 01/2011/TT-BNV). Trước đây việc viết hoa trong văn bản hành chính chỉ được quy định tạm thời tại Quyết định số 09/1998/QĐ-VPCP ngày 22/11/1998 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ ban hành Quy định tạm thời về viết hoa trong văn bản của Chính phủ và Văn phòng Chính phủ.

Ngoài ra, trong Phụ lục I của Thông tư mới, đã có bổ sung thêm quy định về chữ viết tắt của một số loại văn bản hành chính mới được quy định tại khoản 2, Điều 1, Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2010 của Chính phủ về công tác văn thư như: Quy định (viết tắt là QyĐ), bản ghi nhớ (viết tắt là GN), bản cam kết (viết tắt là CK), bản thỏa thuận (viết tắt là TTh)…

Tại Phụ lục V, Thông tư mới có sự “mẫu hóa” bổ sung nhiều văn bản hành chính so với Thông tư 55 như các mẫu: Nghị quyết (cá biệt); Nghị quyết (cá biệt) của Thường trực HĐND, Nghị quyết của Hội đồng quản trị; Quyết định cá biệt quy định trực tiếp; Quyết định cá biệt quy định gián tiếp (Quyết định ban hành văn bản kèm theo), Công điện, Biên bản, Thư công… Có thể thấy, việc mẫu hóa này sẽ góp phần tạo thuận lợi cho các cơ quan đơn vị “chuẩn hóa” công tác soạn thảo văn bản hành chính.

Có thể nói, việc ra đời của Thông tư 01/2011/TT-BNV đánh dấu sự nỗ lực của Bộ Nội vụ trong việc từng bước đưa công tác soạn thảo văn bản hành chính đi vào nề nếp, khoa học. Những quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản được quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trái với Thông tư này bị bãi bỏ. Riêng phần thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật, Bộ Tư pháp sẽ chủ trì, phối hợp với Bộ Nội vụ ban hành văn bản hướng dẫn mới (quy định tại khoản 3 Điều 1 Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2010 của Chính phủ về công tác văn thư).

Theo quy định, Thông tư 01/2011/TT-BNV  của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính sẽ có hiệu lực sau 45 ngày kể từ ngày 19/01/2011. Các Bộ, ngành căn cứ hướng dẫn tại Thông tư này quy định thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên ngành cho phù hợp./.

Hoàng Phúc