Nhân kỷ niệm 66 năm ngày thành lập Ngành Lưu trữ Việt Nam (03/01/1946 – 03/01/2012), chúng ta cùng nhau nhìn lại kết quả mà công tác văn thư, lưu trữ của thành phố đã đạt được trong năm 2011 cũng như nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế, để từ đó có những giải pháp thực hiện tốt hơn công tác này trong thời gian đến.

Trong năm 2011, công tác văn thư, lưu trữ của thành phố đã bám sát các nhiệm vụ được nhà nước hướng dẫn và chỉ đạo của UBND thành phố, đã triển khai thực hiện nghiêm túc những quy định về công tác văn thư, lưu trữ và hoàn thành xuất sắc kế hoạch công tác đã đề ra, đạt được nhiều kết quả to lớn.

 
Thành phố đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ, trong đó, đặc biệt phải kể đến việc ban hành Quy định Danh mục thành phần tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc UBND thành phố Đà Nẵng quản lý (Quyết định số 9377/QĐ-UBND ngày 31/10/2011) và Quy định đánh giá xếp loại công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố (Quyết định số 10597/QĐ-UBND ngày 12/12/2011), làm bản lề cho công tác văn thư, lưu trữ của thành phố trong những năm tiếp theo. Hai văn bản này được triển khai sẽ góp phần đưa công tác văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp nhất là sẽ bảo đảm tính thống nhất, toàn vẹn của từng hồ sơ khi được lập và tạo sự thi đua “cùng làm tốt” công tác này của các cơ quan, địa phương.

Công tác tổ chức và cán bộ văn thư, lưu trữ luôn được củng cố. Tất cả các sở, ban, ngành đều bố trí công chức chuyên trách thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, riêng Văn phòng UBND thành phố đã có Phòng Văn thư, Lưu trữ, với 11 biên chế, lao động. Quận, huyện nào cũng có bộ phận văn thư, lưu trữ thuộc Văn phòng UBND quận, huyện, tại các phòng chuyên môn khác đều bố trí công chức kiêm nhiệm thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.

Để đáp ứng được yêu cầu công việc cũng như nâng cao trình độ chuyên môn cho công chức, viên chức, tiến tới chuẩn hóa đội ngũ làm công tác văn thư, lưu trữ, năm 2011, thành phố đã tổ chức được 06 lớp bồi dưỡng, tập huấn về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Bên cạnh đó, một số cơ quan, địa phương cũng đã tự tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức như: quận Liên Chiểu, quận Cẩm Lệ, quận Thanh Khê; đồng thời, Sở Nội vụ cử cũng báo cáo viên xuống hướng dẫn trực tiếp cho các cơ quan, đơn vị trong việc lập hồ sơ công việc và kỹ năng soạn thảo văn bản; Đặc biệt, Sở Lao động, Thương binh và Xã hội đã tổ chức hội thi Kỹ năng soạn thảo văn bản cho công chức, người lao động… Từ đó, đã góp phần đưa công tác văn thư, lưu trữ của thành phố dần đi vào nề nếp và bắt đầu thu được những kết quả: Văn bản lưu hành không đúng thẩm quyền, sai về thể thức và kỹ thuật trình bày đã giảm đáng kể; Lập hồ sơ công việc đã được một số cơ quan chú trọng và triển khai thực hiện…

Nguồn kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ cũng được thành phố nói chung và các cơ quan, địa phương tăng cường đầu tư. Công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tại các sở, ban, ngành, các quận, huyện thực được chú trọng và tiến hành thường xuyên.

Các hoạt động về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đều đạt được những kết quả nhất định. Trong công tác văn thư, các cơ quan, địa phương đã thực hiện đúng quy định của nhà nước về quản lý văn bản đi – đến, quản lý và sử dụng con dấu; số lượng và chất lượng hồ sơ, tài liệu được tăng lên; cơ sở vật chất, phương tiện được trang bị khá đầy đủ: máy vi tính, máy photocoppy, máy fax, máy in, máy scan… Đặc biệt là 20 đầu mối các sở, 07 UBND quận, huyện đều đã triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, thông qua việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản. Nhờ đó, việc xử lý văn bản được nhanh chóng, chính xác và kịp thời, góp phần nâng cao hiệu quả của công tác văn thư.

Trong công tác lưu trữ, việc giao nộp và bảo quản hồ sơ, tài liệu, đều được các cơ quan, đơn vị chú trọng. Tất cả các sở, ban, ngành đều lập kế hoạch và thực hiện thu thập hồ sơ, tài liệu theo đúng kế hoạch. Có nhiều cơ quan, công chức đã chủ động giao nộp hồ sơ, nhờ đó công tác thu thập tài liệu đã đạt được những kết quả đáng kể. Mặc dù diện tích cơ quan chật hẹp, nhưng nhiều cơ quan đã quan tâm bố trí kho để chứa tài liệu và chủ động thu thập được khối lượng tương đối lớn hồ sơ, tài liệu lưu trữ đưa vào tập trung bảo quản, nhằm tránh việc thất lạc tài liệu.

Trong năm 2011, có 02 địa phương là quận Liên Chiểu và huyện Hòa Vang đã quan tâm, chỉ đạo và xây dựng mới kho lưu trữ tại Trung tâm hành chính. Lãnh đạo Sở Nội vụ đã kịp thời hướng dẫn, kiểm tra các quận, huyện thực hiện việc xây dựng kho lưu trữ theo hướng dẫn của nhà nước.

Bên cạnh những kết quả đạt được, chúng ta cũng phải nhìn nhận những điểm chưa thực hiện được đối với mảng công tác này. Đó là, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị không đồng đều, chưa đáp ứng được yêu cầu công tác. Công tác lập hồ sơ vẫn chưa chuyển biến một cách rõ nét. Công tác lưu trữ chưa được tổ chức quản lý thống nhất theo quy định chung của nhà nước, kinh phí đầu tư còn ít, điều kiện cơ sở vật chất và kỹ thuật phục vụ còn hạn chế, chưa xây dựng được phòng, kho lưu trữ để bảo quản an toàn tài liệu, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ chưa được triển khai tại các cơ quan, đơn vị.

Nguyên nhân của những hạn chế này là do Thủ trưởng một số cơ quan vẫn chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ nên thiếu quan tâm, chỉ đạo cũng như phân bổ kinh phí cho công tác này; việc kiểm tra của cơ quan quản lý nhà nước cũng như cơ quan chủ quản đối với mảng công tác văn thư, lưu trữ chưa được thường xuyên để giúp đơn vị nhận thấy những thiếu sót, từ đó có biện pháp khắc phục kịp thời; Kho lưu trữ chuyên dụng của thành phố chưa được xây dựng nên không thu thập được tài liệu của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu, từ đó không giải phóng được kho lưu trữ hiện hành của các cơ quan…

Công tác văn thư, lưu trữ là một ngành hoạt động trong công tác quản lý, đồng thời là một mắt xích không thể thiếu được trong bộ máy quản lý của Nhà nước nói chung và của thành phố Đà Nẵng nói riêng. Chính vì vậy, yêu cầu đặt ra là phải cải cách công tác văn thư, lưu trữ. Mọi công việc của các cơ quan, đơn vị giải quyết nhanh hay chậm, hiệu quả hay không hiệu quả đều phụ thuộc vào việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ có khoa học, hợp lý hay không.

Vì vậy, để nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ của thành phố Đà Nẵng, trong thời gian đến, chúng ta cần phải đồng bộ thực hiện các giải pháp: 1. Nâng cao nhận thức về vai trò của công tác văn thư, lưu trữ cho lãnh đạo, cán bộ, công chức trực tiếp quản lý và làm công tác văn thư, lưu trữ; 2. Chuẩn hóa đội ngũ cán bộ, công chức làm văn thư, lưu trữ, thông qua việc thường xuyên mở các lớp tập huấn, đào tạo, bồi dưỡng và mở những lớp bồi dưỡng ngắn hạn nhằm nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ, công chức văn thư, lưu trữ; kiện toàn tổ chức, biên chế văn thư, lưu trữ; quan tâm hơn nữa chế độ chính sách đối với cán bộ văn thư, lưu trữ; có hình thức khen thưởng đối với những cá nhân và tập thể có thành tích xuất sắc trong công tác này; 3. Cần chỉ đạo, hướng dẫn cụ thể hơn để các đơn vị thực hiện đúng và thống nhất những quy định về công tác này; 4. Tiếp tục đầu tư cơ sở vật chất và kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ, hoàn thiện Kho Lưu trữ chuyên dụng của thành phố để thu thập tài liệu của các đơn vị. 5. Đổi mới phương thức quản lý tài liệu thông qua việc đẩy mạnh ứng dụng thành tựu của khoa học công nghệ vào công tác quản lý tài liệu và bảo quản tài liệu lưu trữ. 6. Đánh giá, xếp hạng công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố, vừa là một hình thức kiểm tra vừa để tạo ra sự thi đua “cùng làm tốt” của các đơn vị; 7. Tăng cường phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, các cơ quan, đơn vị quản lý tài liệu lưu trữ cần giới thiệu nâng cao nhận thức về giá trị của tài liệu lưu trữ, làm cho tài liệu phục vụ đông đảo nhân dân…

Dù những kết quả đạt được chưa nhiều, vẫn còn những khó khăn, thách thức đang chờ phía trước nhưng chúng ta cùng hy vọng và tin tưởng với sự quan tâm đúng mức của lãnh đạo thành phố, lãnh đạo các cơ quan, địa phương, với sự chung tay góp sức, nổ lực cùng làm tốt của toàn thể đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ thì công tác văn thư, lưu trữ của thành phố Đà Nẵng sẽ ngày càng tiến xa hơn nữa và khẳng định được vị trí, vai trò của mình trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội.

Nguyễn Thị Dung