Có thể khẳng định, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội nói chung và là một công tác quan trọng, gắn liền với quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức nói riêng. Việc tiếp nhận văn bản đến, ban hành các văn bản đi cũng như lưu trữ hồ sơ, tài liệu… là vấn đề cần thiết bởi nó liên quan đến chất lượng quản lý của các cơ quan, đơn vị. Đặc biệt là tiềm năng về thông tin quá khứ và thông tin dự báo của tài liệu, tổ chức tốt sẽ góp phần tạo ra một nền công vụ hiệu quả, góp phần xây dựng một nền hành chính hiện đại.

Xác định được vai trò đặc biệt quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ, thời gian qua, thành phố Đà Nẵng đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn cũng như đi thanh tra, kiểm tra và tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ… Tuy nhiên, kết quả thực hiện của các cơ quan, địa phương vẫn chưa thực sự chuyển biến do nhiều nguyên nhân khác nhau. Trong đó, nguyên nhân chủ yếu là do chưa có sự chỉ đạo kiên quyết của Thủ trưởng các cơ quan, địa phương và chưa có những biện pháp, những chế tài quản lý chặt chẽ từ cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; Các cơ quan, địa phương cũng chưa nắm hết các nội dung của công tác văn thư, lưu trữ nên chỉ mới quan tâm đến việc tiếp nhận văn bản đến và phát hành văn bản đi tại văn thư cơ quan mà chưa chú trọng đến các nghiệp vụ khác của công tác này. 

Xuất phát từ thực tế đó và căn cứ các quy định hiện hành của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, UBND thành phố đã xây dựng và ban hành Quyết định số 10597/QĐ-UBND ngày 12 tháng 12 năm 2011 quy định về đánh giá, xếp loại kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND thành phố Đà Nẵng. Quyết định số 10597/QĐ-UBND ra đời, là một trong những biện pháp để nâng cao trách nhiệm của thủ trưởng các cơ quan, địa phương đối với công tác văn thư, lưu trữ vì thông qua việc tự đánh giá, thủ trưởng các cơ quan, địa phương sẽ biết được những nội dung làm tốt, những nội dung chưa làm tốt, từ đó có các giải pháp để khắc phục những mặt chưa tốt, từng bước đưa công tác này của đơn vị đi vào nề nếp; Trên cơ sở hệ thống tiêu chí đánh giá, các cơ quan, địa phương sẽ biết được tất cả các nội dung của công tác văn thư, lưu trữ và chủ động xây dựng chương trình, kế hoạch phù hợp với quy định và sát với thực tế; Đồng thời, qua đánh giá, xếp hạng, các đơn vị sẽ biết được kết quả thực hiện của đơn vị khác, nhờ vậy sẽ tạo sự thi đua cùng làm tốt của các đơn vị… từ đó, góp phần thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ của thành phố.

Thực tế cho thấy, từ ngày 22/12/2011 khi Quyết định số 10597/QĐ-UBND có hiệu lực thi hành, nhiều cơ quan, địa phương đã chú ý, quan tâm hơn đến công tác văn thư, lưu trữ và bắt đầu triển khai một số nội dung như: Chỉ đạo công chức, viên chức thực hiện nghiêm túc việc soạn thảo văn bản đúng thể thức và kỹ thuật trình bày, lập hồ sơ công việc…; Tổ chức tập huấn kỹ năng soạn thảo văn bản, lập hồ sơ công việc cho công chức cơ quan (quận Liên Chiểu, quận Cẩm Lệ, quận Hải Châu, huyện Hòa Vang…); Cử công chức tham gia đông đủ lớp tập huấn về văn thư, lưu trữ do thành phố tổ chức; Hầu hết các sở, ngành và UBND các quận, huyện đều đăng ký để được hướng dẫn trực tiếp về lập hồ sơ công việc, cho thấy các đơn vị rất chú trọng đến nội dung này; Ban hành mới hoặc sửa đổi, bổ sung các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ; Đầu tư kinh phí, trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ, bảo quản tài liệu …

Có thể những “động thái” trên của các cơ quan, địa phương chưa đồng đều, chưa rộng khắp và có phần nào đó mang tính chất “hợp thức” để việc chấm điểm, xếp loại về văn thư, lưu trữ đạt kết quả cao, nhưng cũng không thể phủ nhận rằng đó là những “hành động” tích cực, cho thấy đã có những sự đầu tư và quan tâm cần thiết đến công tác văn thư, lưu trữ từ phía các cơ quan, địa phương. Đặt giả thiết rằng, nếu thành phố không ban hành bộ tiêu chí đánh giá, xếp loại về văn thư, lưu trữ thì trong thời gian qua, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có nắm được tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị mình và có chú trọng, triển khai những nội dung nêu trên?

Qua đó, chúng ta có cơ sở khẳng định rằng việc đánh giá, xếp hạng công tác văn thư, lưu trữ là cần thiết, cần phải tiến hành ngay. Có thể trong thời gian đầu thực hiện, nhiều cơ quan, đơn vị vẫn còn lúng túng và không mặn mà lắm với việc đánh giá, xếp hạng, nhưng tin chắc rằng khi việc đánh giá, xếp hạng đã đi vào nề nếp và thực hiện một cách nghiêm túc thì sẽ tạo ra những bước tiến dài cho công tác văn thư, lưu trữ của từng đơn vị nói riêng và của thành phố Đà Nẵng nói chung.

Nguyễn Thị Dung