Với mục đích đưa công tác văn thư, lưu trữ của từng cơ quan, đơn vị đi vào nề nếp, góp phần thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ chung của thành phố, ngày 12 tháng 12 năm 2011, UBND thành phố Đà Nẵng đã ban hành Quyết định số 10597/QĐ-UBND ngày 12 tháng 12 năm 2011 quy định về đánh giá, xếp loại kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND thành phố Đà Nẵng. Theo đó, công tác văn thư, lưu trữ sẽ được đánh giá, xếp loại hàng năm và bắt đầu triển khai từ năm 2011.

  Bên cạnh những đơn vị cần quan tâm, đầu tư cho công tác lưu trữ

thì vẫn còn một số đơn vị chưa quan tâm đến công tác lưu trữ

Theo kết quả đánh giá, xếp loại công tác văn thư, lưu trữ năm 2011, có 01/33 đơn vị đạt loại tốt, 07/33 đơn vị đạt loại khá, còn lại 25/33 đơn vị xếp loại trung bình hoặc chưa đạt và không có đơn vị nào được loại xuất sắc. Từ đó, cho thấy công tác văn thư, lưu trữ của thành phố Đà Nẵng nói chung và của các cơ quan, địa phương nói riêng, bên cạnh những kết quả đạt được vẫn còn nhiều tồn tại, hạn chế.

Về ưu điểm, một số cơ quan, địa phương đã tăng cường chỉ đạo, ban hành đầy đủ các văn bản hướng dẫn cũng như những văn bản liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ và nghiêm túc thực hiện chế độ báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất; Công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu đã đi vào nề nếp; Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý văn bản đi, văn bản đến; Nhiều đơn vị đã triển khai và thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ công việc; quan tâm, đầu tư kinh phí, bố trí kho lưu trữ, đầu tư các trang thiết bị để bảo quản tài liệu, thực hiện thu thập hồ sơ vào kho lưu trữ và chỉnh lý tài liệu lưu trữ…

Tuy nhiên, công tác văn thư, lưu trữ vẫn còn nhiều hạn chế như: Đa số các đơn vị đều bố trí người làm công tác văn thư, lưu trữ chưa đúng chuyên môn, nghiệp vụ; Việc ban hành các văn bản của công tác văn thư, lưu trữ chưa được đầy đủ và chất lượng chưa cao. Trong công tác văn thư, vẫn còn lưu văn bản đến tại văn thư cơ quan; chưa có biện pháp để theo dõi việc xử lý văn bản đến; việc quản lý, theo dõi phát hành văn bản đi chưa chặt chẽ; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính chưa đảm bảo; Chưa ứng dụng triệt để công nghệ thông tin trong công tác văn thư; tại một số cơ quan, chuyên viên chưa lưu bản chính văn bản đi và lập hồ sơ công việc; chất lượng của hồ sơ công việc được lập chưa cao, chưa hoàn thiện được hồ sơ…

Đối với công tác lưu trữ, vẫn còn 07/33 đơn vị chưa có kho lưu trữ, có một số kho lưu trữ chưa đảm bảo diện tích theo quy định, các trang thiết bị bảo quản tài liệu vẫn chưa được đầu tư đúng mức. Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ đang còn rất nhiều hạn chế: Một số địa phương chưa thu thập được tài liệu vào lưu trữ hiện hành để chỉnh lý, bảo quản; Tài liệu trong kho lưu trữ còn lộn xộn, sắp xếp, chỉnh lý; chưa chú trọng việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; chưa ứng dụng được công nghệ thông tin vào việc quản lý hồ sơ lưu trữ. Hầu hết các đơn vị đều chưa giao nộp được tài liệu vào lưu trữ lịch sử của thành phố…

Để công tác văn thư, lưu trữ của các sở, ngành, địa phương đi vào nề nếp và đạt kết quả cao trong thời gian đến, tại Hội nghị đánh giá, xếp hạng công tác cải cách hành chính và văn thư, lưu trữ năm 2011 được UBND thành phố Đà Nẵng tổ chức ngày 12 tháng 7 năm 2012, đồng chí Võ Duy Khương, Phó Chủ tịch thường trực UBND thành phố Đà Nẵng đã chỉ đạo các cơ quan địa phương trên địa bàn thành phố cần phải khắc phục một số nội dung như: Bố trí người làm công tác văn thư, lưu trữ đúng chuyên môn, nghiệp vụ; Ban hành đầy đủ các văn bản của công tác văn thư, lưu trữ; Thực hiện đúng quy trình quản lý văn bản đi, văn bản đến, không lưu văn bản đến tại bộ phận văn thư; Các sở, ngành, quận, huyện phải giao trách nhiệm cụ thể trong việc kiểm soát thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đi của cơ quan; Phân công công chức, hàng tuần tổng hợp, báo cáo tình hình giải quyết văn bản đến để lãnh đạo cơ quan chỉ đạo giải quyết; Thủ trưởng cơ quan, đơn vị chỉ đạo công chức lập hồ sơ công việc đúng quy định; Chú trọng công tác lưu trữ, bố trí kho lưu trữ và sắp xếp tài liệu ngăn nắp…

Việc đánh giá, xếp loại công tác văn thư, lưu trữ năm 2011 chỉ là bước khởi đầu, là dịp để từng cơ quan, địa phương đánh giá chính xác, nhìn nhận lại những ưu điểm, khuyết điểm của đơn vị mình, từ đó, có sự quan tâm, đầu tư đúng mức đối với công tác văn thư, lưu trữ trong thời gian đến.

Thùy Dung