Trong thời đại phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và bối cảnh hội nhập quốc tế như hiện nay, nhu cầu khai thác thông tin và cung cấp thông tin được đặc biệt chú trọng và một trong những nguồn thông tin được quan tâm nhiều nhất là thông tin từ tài liệu lưu trữ. Mặt khác, dưới góc độ quản lý nhà nước, việc bảo quản và sử dụng hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với sự phát triển kinh tế, xã hội, lịch sử… của quốc gia nói chung và của từng địa phương nói riêng. Do đó, việc ứng dụng các công nghệ, kỹ thuật hiện đại vào bảo quản các tài liệu có giá trị (dần thay cho phương pháp bảo quản truyền thống) trở thành một nhiệm vụ cấp bách của công tác lưu trữ. Vì vậy, để bảo quản lâu dài tài liệu lưu trữ và đáp ứng nhu cầu chia sẻ, cung cấp thông tin của tài liệu lưu trữ một cách nhanh chóng, chính xác thì việc số hóa tài liệu lưu trữ trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết.