Một số kết quả nổi bật trong công tác văn thư, lưu trữ năm 2017 của thành phố Đà Nẵng
Cập nhật lúc: 17:26 - 08/01/2018 Lượt xem: 459

    Trong thời gian qua, thành phố Đà Nẵng đã triển khai thực hiện nhiều nội dung trong công tác văn thư, lưu trữ phục vụ tốt cho công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo thành phố và lãnh đạo các cơ quan, địa phương; lưu trữ lịch sử và lưu trữ cơ quan được chú trọng, đảm bảo kịp thời các yêu cầu khai thác, sử dụng và bào quản tài liệu lưu trữ. Năm 2017, công tác văn thư, lưu trữ thành phố Đà Nẵng có những kết quả nổi bật như sau:

 

    1. Thực hiện thành công Đề án chỉnh lý và số hóa tài liệu lưu trữ giai đoạn 2017-2020 trong năm 2017

 

    Trong năm 2017, có 30/30 cơ quan được thành phố cấp kinh phígần 03 tỷ đồng đã hoàn thành số hóa 117 mét giá tài liệu và hoàn thành chỉnh lý, hệ thống hóa 593 mét giá tài liệu.Với kết quả đạt được, ngày 26/12/2017 Sở Nội vụ đã tổ chức sơ kết 01 năm thực hiện thành công đề án và triển khai các nhiệm vụ, đề xuất các giải pháp thực hiện lộ trình đề án trong năm 2018 đạt hiệu quả, chất lượng hơn.

 

Ông Đặng Công Chúc, Phó Giám đốc Sở Nội vụ phát biểu khai mạc

tại Hội nghị sơ kết 01 năm thực hiện Đề án chỉnh lý và số hóa tài liệu lưu trữ

giai đoạn 2017-2020

 

    2. Ứng dụng đồng bộ các phần mềm trong công tác văn thư, lưu trữ

 

    Thực hiện ý kiến chỉ đạo của UBND thành phố trong việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, các cơ quan, địa phương đã ứng dụng đồng bộ, thống nhất, hiệu quả 04 phần mềm trong công tác văn thư, lưu trữ, đó là:

 

    - Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành đượccác cơ quan đã ứng dụng phần mềm này trong việc quản lý văn bản đi, văn bản đến và sử dụng có hiệu quả việc liên thông, trao đổi văn bản điện tử … góp phần giảm tải rất lớn công việc tại bộ phận văn thư và tiết kiệm thời gian, chi phí trong việc gửi/nhận văn bản.

 

    - Phần mềm lưu trữ dùng chung của thành phố được tích hợp phần mềm trên Hệ thống Thông tin chính quyền điện tử thành phố tại địa chỉ egov.danang.gov.vn; theo đó, tất cả các sở, ban, ngành (kể cả ban, chi cục trực thuộc) và UBND quận, huyện (kể cả các phòng chuyên môn) đã ứng dụng phần mềm này trong việc số hóa tài liệu lưu trữ cơ quan. Năm 2017, các cơ quan đã thực hiện số hóa được 63 phông lưu trữ với 1.435.891 tờ tài liệu trên phần mềm này chiếm dung lượng lưu trữ là 298.922,4MB.

 

Tính năng số hóa tài liệu trên Phần mềm Lưu trữ dùng chung

 

    - Phần mềm Báo cáo thống kê cơ sở, tổng hợp và đánh giá công tác văn thư, lưu trữ trực tuyến được áp dụng cho hơn 600 cơ quan, đơn vị trên địa bàn thành phố để thực hiện báo cáo thống kê cơ sở, tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ trực tuyến với các nội dung theo đúng quy định . Qua đó, tự động tổng hợp kết quả và kết xuất các số liệu nên hỗ trợ, tiết kiệm nhiều thời gian cho các cơ quan, đơn vị trong việc báo cáo, đánh giá kết quả công tác văn thư, lưu trữ hàng năm.

 

    - Phần mềm lưu trữ lịch sử tại Lưu trữ lịch sử thành phố được xây dựng với đầy đủ các tính năng như: quản lý kho, giá, kệ, phông, hồ sơ; thu thập, bảo quản tài liệu; số hóa tài liệu... để áp dụng số hóa tài liệu góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử thành phố. Năm 2017, Lưu trữ lịch sử thành phố đã hoàn thành việc số hóa 04 mét giá tài liệu phông lưu trữ Ban Thi đua - Khen thưởng tỉnh Quảng Nam - Đà Nẵng và 51,5 mét giá tài liệu phông lưu trữ UBND thành phố Đà Nẵng năm 2010.

 

    3. Chú trọng tập huấn nghiệp vụ và hội nghị, hội thảo về công tác văn thư, lưu trữ

 

    Trong năm 2017, thành phố đã tổ chức 04 lớp tập huấn, bồi dưỡng về nghiệp vụ trong công tácvăn thư, lưu trữ (lớp tập huấn bảo vệ bí mật nhà nước trong ngành Nội vụ và trong công tác văn thư, lưu trữ; lớp tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ và 02 lớp tập huấn soạn thảo văn bản và lập hồ sơ) cho 407 lượt lượt người tham gia góp phần nâng cao nghiệp vụ cho đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thành phố.

 

    Bên cạnh đó, theo nhu cầu thực tế, các sở, ngành, quận, huyện đã chủ động tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn chuyên sâu về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ như: quận Cẩm Lệ, quận Thanh Khê, quận Sơn Trà, Sở Công Thương... tổ chức tập huấn về công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ; quận Cẩm Lệ, quận Sơn Trà, huyện Hòa Vang, phường An Hải Đông, phường Khuê Trung, phường Hòa Thọ Đông, Cục Hải quan, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Sở Giáo dục và Đào tạo, Chi cục Bảo vệ Môi trường… tổ chức tập huấn soạn thảo văn bản hành chính và lập hồ sơ. Ngoài ra, Sở Nội vụ đã cử công chức đến hướng dẫn trực tiếp tại tất cả các lớp tập huấn do các cơ quan, địa phương tổ chức.

 

    Thành phố cũng tổ chức các hội nghị, hội thảo chuyên sâu nghiệp vụ văn thư, lưu trữ như: Hội thảo về lập hồ sơ và giao nộp tài liệu dự án, xây dựng công trình vào Lưu trữ lịch sử thành phố đối với các ban quản lý dự án của thành phố và quận, huyện; hội nghị áp dụng văn bản điện tử và lập hồ sơ điện tử; hội nghị sơ kết 01 năm thực hiện Đề án chỉnh lý và số hóa tài liệu lưu trữ giai đoạn 2017-2020 và triển khai Chỉ thị số 35/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ… Đây là lần đầu tiên tổ chức các hội nghị, hội thảo này tại thành phố Đà Nẵng và mang lại hiệu quả thiết thực, tác động rõ nét đến nhận thức của lãnh đạo các cơ quan, đơn vị.

 

Quang cảnh Hội thảo áp dụng văn bản điện tử và lập hồ sơ điện tử

 

    4. Ban hành bộ mẫu áp dụng thống nhất về danh mục hồ sơ, danh mục thành phần tài liệu, bảng thời hạn bảo quản tài liệu

 

    Năm 2017, thành phố đã ban hành 06 bộ mẫu áp dụng thống nhất về danh mục hồ sơ, danh mục thành phần tài liệu, bảng thời hạn bảo quản tài liệu đối với 06 nhóm đơn vị, bao gồm: Bộ mẫu 04 phòng chuyên môn thuộc UBND quận, huyện (Văn phòng HĐND và UBND quận, huyện, Phòng Kinh tế, Phòng Văn hóa và Thông tin, Thanh tra quận, huyện); trường THPT và THCScông lập nhằm triển khai áp dụng thống nhất các bộ mẫu tài liệu trong quá trình hoạt động của các đơn vị và giúp cho các đơn vị ban hành các văn bản và lập hồ sơ công việc chất lượng, đúng quy định.

 

    Đến nay, Đà Nẵng đã ban hành và áp dụng thống nhất được 16 bộ mẫu về danh mục hồ sơ, danh mục thành phần tài liệu, bảng thời hạn bảo quản tài liệu đối với 12 phòng chuyên môn thuộc UBND quận, huyện; 01 bộ mẫu của UBND phường, xã; 03 bộ mẫu của các trường tiểu học, THCS và THPT công lập trên địa bàn thành phố.

 

    5. Tăng cường công tác kiểm tra và đánh giá, xếp loại công tác văn thư, lưu trữ

 

    Nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố, năm 2017, Đà Nẵng tiếp tục thực hiện đánh giá, xếp loại công tác văn thư, lưu trữ năm 2016 đối với 34 sở, ban, ngành, quận, huyện. Theo đó, có 08 cơ quan xếp loại xuất sắc và được Chủ tịch UBND thành phố tặng bằng khen; 09 cơ quan xếp loại tốt; 11 cơ quan xếp loại khá; 05 cơ quan xếp loại trung bình khá và trung bình; 01 cơ quan xếp loại chưa đạt. Qua kết quả đánh giá, Chủ tịch UBND thành phố đã có văn bản yêu cầu cơ quan này chấn chỉnh, khắc phục các hạn chế, thực hiện đúng quy định về công tác văn thư, lưu trữ.

 

Phó Chủ tịch UBND thành phố Hồ Kỳ Minh

tặng Bằng khen của Chủ tịch UBND thành phố cho các tập thể xuất sắc

trong công tác văn thư, lưu trữ năm 2016

 

    Ngoài việc kiểm tra để đánh giá, xếp loại công tác văn thư, lưu trữ tại 34 cơ quan; trong năm 2017, thành phố chú trọng đến công tác kiểm tra kết hợp hướng dẫn nghiệp vụ tại 81 cơ quan, bao gồm: 10 ban quản lý dự án và các đơn vị bảo quản tài liệu đền bủ, giải tỏa các dự án; 09 cơ quan trung ương trên địa bàn thành phố; 20 đơn vị trực thuộc các sở, ban, ngành và UBND các phường, xã; kiểm tra chất lượng chỉnh lý và số hóa tài liệu năm 2017 tại 30 cơ quan được ngân sách thành phố cấp kinh phí; phối hợp kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ tại 22 cơ quan, đơn vị.

 

    6. Thực hiện tốt nhiệm vụ Lưu trữ lịch sử thành phố

 

    Trong năm 2017, thành phố đã triển khai đồng bộ các nội dung về Lưu trữ lịch sử, đó là:

 

    - Thu thập tài liệu của 22 cơ quan gồm 38 phông lưu trữ với 73,3 mét giá tài liệuvào Lưu trữ lịch sử thành phố;

 

    - Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ lịch sử của thành phố, lắp đặt hệ thống camera giám sát chặt chẽ trong và ngoài kho lưu trữ cũng như bố trí cán bộ Công an thành phố phối hợp với nhân viên bảo vệ của Trung tâm Lưu trữ lịch sử để tăng cường an toàn kho lưu trữ.

 

    - Phục vụ 131 lượt người đến nghiên cứu, khai thác tài liệu tại Lưu trữ lịch sửvới hơn 800 hồ sơ, tài liệu theo đúng quy trình, thủ tục.

 

    - Lưu trữ lịch sử thành phố đã thực hiện chỉnh lý 60 mét giá tài liệu của UBND thành phố, Văn phòng UBND thành phố và tài liệu Đảng; số hóa 51,5 mét giá tài liệu phông UBND thành phố Đà Nẵng năm 2010.

 

    - Ngoài ra, Trung tâm Lưu trữ lịch sử đã thực hiện dịch vụ lưu trữ trong việc chỉnh lý cho 17 cơ quan với 434,3 mét giá hồ sơ, tài liệu và số hóa tài liệu của 19 cơ quan với với 112 mét theo nhu cầu của các cơ quan trên địa bàn thành phố.

 

    Tin tưởng rằng với kết quả đạt được trong năm 2017 sẽ là tiền đề để công tác văn thư, lưu trữ của thành phố Đà Nẵng ngày càng đi vào nền nếp và phát triển trong thời gian đến./.

                                                                            

Thùy Dung

         
Tin cùng chuyên mục




Thống kê truy cập Thống kê truy cập

3 9 3 1 6 4 3 3
Hôm nay: 253
Hôm qua: 3.103
Tuần này: 3.356
Tháng này: 73.018
Tổng cộng: 39.316.433