Đà Nẵng: Kết quả triển khai và thực hiện lập hồ sơ điện tử của các cơ quan
Người đăng tin: Admin Nội vụ Ngày đăng tin: 30/08/2021 Lượt xem: 52


Để thực hiện lập hồ sơ điện tử theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư và hoàn thành mục tiêu đề ra tại Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”, thời gian qua thành phố Đà Nẵng đã có nhiều hình thức để triển khai lập hồ sơ điện tử và đạt được những kết quả nhất định.

1. Kết quả triển khai

Để các cơ quan thuận lợi trong việc triển khai lập hồ sơ điện tử, từ năm 2020 đến nay, thành phố đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc như: Kế hoạch thực hiện Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025” trên địa bàn thành phố Đà Nẵng; Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ hàng năm của thành phố, trong đó yêu cầu các cơ quan lập hồ sơ điện tử; hướng dẫn lập hồ sơ điện tử trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành của thành phố; các công văn chỉ đạo, đôn đốc tăng cường lập hồ sơ điện tử và giao nộp tài liệu điện tử vào lưu trữ cơ quan….

Bên cạnh việc ban hành văn bản, thành phố đã tổ chức 05 lớp tập huấn hướng dẫn lập hồ sơ điện tử cho 735 lượt công chức, viên chức, người lao động đang công tác tại các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp, ban quản lý dự án trực thuộc UBND thành phố; các đơn vị trực thuộc sở, ban, ngành; các phòng chuyên môn thuộc UBND quận, huyện và UBND các phường, xã.

Song song với việc triển khai, thành phố liên tục nâng cấp Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành để đáp ứng tiêu chuẩn thông tin đầu vào của dữ liệu lập hồ sơ điện tử theo quy định và đáp ứng các yêu cầu phát sinh thực tế để thuận lợi nhất cho công chức, viên chức, người lao động lập hồ sơ điện tử (có sự liên kết giữa văn bản đi và đến nên chỉ cần thêm văn bản đi/đến vào hồ sơ, phần mềm sẽ tự động kéo theo các văn bản đi/đến có liên quan; có nhiều sự lựa chọn (thêm 01 hoặc thêm nhiều văn bản cùng lúc) vào hồ sơ; hỗ trợ văn thư lập hồ sơ điện tử đối với tập lưu văn bản đi (thay vì thêm từng văn bản vào hồ sơ, phần mềm hỗ trợ văn thư chọn thêm tất cả văn bản đi trong tháng vào hồ sơ điện tử); tại một số cơ quan thực hiện thí điểm, văn bản đi sẽ tự động thêm vào hồ sơ điện tử sau khi ban hành…).

Đồng thời, để theo dõi, nắm tình hình lập hồ sơ điện tử của các cơ quan trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành, Sở Nội vụ đã chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông xây dựng công cụ quản lý hồ sơ điện tử. Từ đó, sẽ biết được từng cơ quan đã triển khai lập hồ sơ điện tử hay chưa, có bao nhiêu cá nhân trong cơ quan đã lập hồ sơ điện tử, số lượng hồ sơ điện tử được lập, số lượng văn bản đi và đến trong hồ sơ điện tử… Với công cụ này, sẽ giúp từng cơ quan biết được tình hình lập hồ sơ điện tử trong cơ quan để có các giải pháp nâng cao tỷ lệ và chất lượng lập hồ sơ điện tử; giúp cơ quan quản lý nhà nước theo dõi, quản lý, đánh giá những ưu điểm, hạn chế, từ đó đưa ra các biện pháp chỉ đạo, đôn đốc để thực hiện đúng quy định lập hồ sơ điện tử trên môi trường mạng.

Công cụ quản lý lập hồ sơ điện tử trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành

 

2. Kết quả thực hiện

Theo kết quả tại Công cụ quản lý lập hồ sơ điện tử trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành của thành phố, từ đầu năm 2021 đến nay, có 640 cá nhân tại các cơ quan hành chính đã lập hồ sơ điện tử với 4.631 hồ sơ được tạo lập. Trong đó, khối sở ngành có 285 công chức lập hồ sơ điện tử với 2.198 hồ sơ; UBND các quận, huyện có 138 công chức lập hồ sơ điện tử với 1.308 hồ sơ; UBND các phường, xã có 177 công chức lập hồ sơ điện tử với 1.125 hồ sơ. Từ kết quả nêu trên cho thấy nhiều cơ quan của thành phố đã quan tâm, chỉ đạo triển khai lập hồ sơ điện tử.

Tuy nhiên, vẫn còn một số cơ quan chưa thực hiện lập hồ sơ điện tử; trong từng cơ quan, tỷ lệ hồ sơ được tạo lập dưới dạng điện tử còn thấp so với số lượng hồ sơ hình thành thực tế. Nguyên nhân là vẫn còn cơ quan chưa chỉ đạo quyết liệt, chưa đưa ra các biện pháp, chế tài trong việc lập hồ sơ điện tử. Có cơ quan chưa yên tâm khi văn bản, tài liệu điện tử được quản lý hoàn toàn trên môi trường mạng nên khi giải quyết công việc vẫn hình thành song song văn bản, tài liệu giấy và văn bản, tài liệu điện tử, nhiều cá nhân chọn hình thức lập hồ sơ giấy. Theo quy định, để lập được hồ sơ điện tử đối với những công việc vừa có văn bản giấy, vừa có văn bản điện tử, cần phải số hóa văn bản giấy (quét (scan) và ký số của cơ quan) trước khi đưa vào hồ sơ điện tử. Trong khi tại các cơ quan, chỉ trang bị máy quét cho văn thư và văn thư cũng là người được giao quản lý, sử dụng chữ ký số của cơ quan nên việc số hóa văn bản giấy đều tập trung tại văn thư. Do đó, người làm văn thư gặp áp lực, không đủ thời gian để thực hiện số hóa văn bản, tài liệu giấy phục vụ lập hồ sơ điện tử. Hơn nữa, tại cơ quan hành chính, số lượng văn bản, tài liệu hình thành khi giải quyết các thủ tục hành chính khá nhiều nhưng hiện nay chưa thực hiện lập hồ sơ điện tử đối với các thủ tục này. Hồ sơ của công dân, tổ chức được tiếp nhận và đăng ký trên Phần mềm Một cửa điện tử; văn bản là kết quả giải quyết của các cơ quan được đăng ký, quản lý trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành. Do Phần mềm Một cửa điện tử chưa có tính năng lập hồ sơ điện tử và do chưa liên kết dữ liệu giữa 02 phần mềm nên các cơ quan chưa lập hồ sơ điện tử đối với các công việc thuộc thủ tục hành chính, làm ảnh hưởng đến số lượng lập hồ sơ điện tử tại từng cơ quan.

Để thực hiện lập hồ sơ điện tử đúng quy định và hoàn thành chỉ tiêu đề ra tại Quyết định số 458/QĐ-TTg, các cơ quan của thành phố cần tăng cường lập hồ sơ điện tử; các cơ quan có liên quan cần bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, an toàn, an ninh thông tin, kiểm tra, sao lưu, phục hồi dữ liệu văn bản, tài liệu, hồ sơ và tiếp tục nâng cấp Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành để đáp ứng yêu cầu lập hồ sơ điện tử. Tin tưởng rằng, trong thời gian đến, với sự quyết tâm của thành phố và của các cơ quan hướng đến chính quyền điện tử, thành phố thông minh, việc lập hồ sơ điện tử sẽ được thực hiện đồng bộ tại các cơ quan và dẫn thay thế hồ sơ giấy./.

                                                                             Thùy Dung


Tìm kiếm

Quản lý video Quản lý video

Thống kê truy cập Thống kê truy cập

0 0 6 4 2 0 2 1 0
Hôm nay: 2.073
Hôm qua: 3.835
Tuần này: 0
Tháng này: 18.822
Tổng cộng: 6.420.210

LIÊN KẾT WEBSITE LIÊN KẾT WEBSITE

               

TRANG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ SỞ NỘI VỤ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

Địa chỉ: Tầng 10 Trung tâm Hành chính thành phố Đà Nẵng, 24 Trần Phú, phường Thạch Thang, quận Hải Châu, thành phố Đà Nẵng

Điện thoại: 0236 3821253     Fax: 0236 3829900    E-mail: snv@danang.gov.vn

Ghi rõ nguồn phát hành https://noivu.danang.gov.vn khi sử dụng nội dung từ website này

Giấy phép số: 632/GP-STTTT do Sở Thông tin và Truyền thông cấp ngày 28/5/2021

Đăng nhập/a>