Quy định của pháp luật hiện hành về lưu trữ điện tử đã phù hợp?
Người đăng tin: Admin Nội vụ Ngày đăng tin: 30/09/2021 Lượt xem: 58


    Như chúng ta đã biết, với sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin hiện nay đã có tác động sâu sắc đến mọi mặt của đời sống xã hội, trong đó có lĩnh vực lưu trữ và minh chứng rõ ràng nhất là sự hình thành của tài liệu điện tử. Nếu trước đây, tại các cơ quan, tổ chức chỉ hình thành tài liệu giấy truyền thống thì đến nay tài liệu điện tử tồn tại song song với tài liệu giấy và trong tương lai tài liệu điện tử sẽ dần dần thay thế tài liệu giấy. Từ đó dẫn đến yêu cầu đặt ra là phải có quy định về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử phù hợp với tình tình thực tế. Vậy quy định của pháp luật hiện hành về lưu trữ điện tử đã phù hợp chưa và có bất cập không, chúng ta cùng tìm hiểu một số nội dung.

 

LUẬT LƯU TRỮ NĂM 2011 VÀ VĂN BẢN HƯỚNG DẪN THI HÀNH     Trong tổng số 42 điều của Luật Lưu trữ năm 2011, chỉ có Điều 13 quy định về tài liệu điện tử gồm 03 khoản: khoản 1 định nghĩa về tài liệu điện tử, khoản 2 quy định về yêu cầu đối với tài liệu điện tử, khoản 3 quy định tài liệu số hoá không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hoá và khoản 4 giao Chính phủ quy định chi tiết việc quản lý tài liệu điện tử. Với quy định này, Luật Lưu trữ chưa tạo cơ sở pháp lý đầy đủ về quản lý tài liệu điện tử đã và đang phát sinh, phát triển trong thực tiễn. Mặc dù, ở tầm văn bản như Luật Lưu trữ không cần quy định những nghiệp vụ chuyên sâu, quy trình, thủ tục thực hiện cụ thể nhưng cần có các quy định đầy đủ mang tính nguyên tắc, tập trung vào các nội dung như: quy định khái niệm tài liệu lưu trữ điện tử; hình thức, cách thức bảo đảm tính xác thực của tài liệu lưu trữ điện tử; nguyên tắc giao nộp tài liệu điện tử vào lưu trữ; yêu cầu bảo toàn thông tin tài liệu lưu trữ điện tử; yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử; khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử; kho lưu trữ điện tử (tích hợp, kết nối, chia sẻ, bảo hiểm dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử); quy định xử lý khi vi phạm… Hy vọng những nội dung này sẽ được bổ sung khi sửa đổi Luật Lưu trữ.

    Việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử được quy định tại Điều 13 của Luật Lưu trữ làm cơ sở cho việc ban hành Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 01 tháng 3 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ. Nghị định số 01/2013/NĐ-CP đã giải thích một số từ ngữ liên quan về hồ sơ, tài liệu điện tử (hồ sơ điện tử, lập hồ sơ điện tử, dữ liệu thông tin đầu vào), nghiệp vụ lưu trữ điện tử (xác định giá trị, thu thập, bảo quản, sử dụng điện tử, bảo đảm an toàn và bảo mật, hủy tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị), tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động và từ việc số hóa tài liệu trên các vật mang tin khác, các hành vi bị nghiêm cấm, trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử… Trong đó, những quy định về nghiệp vụ lưu trữ điện tử còn chung chung, chưa “thoát ly” khỏi tài liệu giấy, chưa phù hợp với sự phát triển của tài liệu điện tử và khó áp dụng trong thực tế. Do đó, cần có những quy định phù hợp như: quy trình giao nộp, thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử trên phần mềm; cách thức tiêu hủy tài liệu hết giá trị điện tử trên phần mềm (chỉ chuyển sang trạng thái “đã hủy” và không nên quy định hủy hoàn toàn thông tin, không thể khôi phục lại được như hiện nay); quy định khai thác tài liệu lưu trữ điện tử trực tuyến (thủ tục, kinh phí, thẩm quyền); chức năng, yêu cầu, tiêu chuẩn của các hệ thống lưu trữ điện tử…

    Hơn nữa, chưa có sự thống nhất giữa quy định của Luật Lưu trữ và Nghị định số 01/2013/NĐ-CP về số hóa tài liệu. Tài liệu lưu trữ được bảo quản ở hai mức: Bảo quản vĩnh viễn và bảo quản có thời hạn (70 năm, 50 năm, 20 năm, 10 năm…). Tại khoản 1 Điều 5 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định “Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào. Cơ quan, tổ chức, cá nhân không được hủy tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó được số hóa”. Với cụm từ “có giá trị bảo quản vĩnh viễn”, có thể hiểu rằng nếu số hóa tài liệu lưu trữ nền giấy bảo quản có thời hạn thì có thể hủy được tài liệu giấy sau khi đã thực hiện xong việc số hóa. Tuy nhiên, với quy định tại Khoản 3 Điều 13 Luật Lưu trữ “Tài liệu được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa” thì không thể hủy tài liệu lưu trữ nền giấy bảo quản có thời hạn sau khi đã được số hóa vì tài liệu được số hóa “không có giá trị thay thế” tài liệu đã được số hóa. Vì vậy, cần phải điều chỉnh các quy định để có sự thống nhất và cần làm rõ là những tài liệu số hóa nào được thay thế và tài liệu số hóa nào không được thay thế tài liệu nền giấy. Từ việc xác định rõ nhóm tài liệu số hóa được thay thế tài liệu giấy, các cơ quan sẽ thực hiện thủ tục tiêu hủy tài liệu giấy đã được số hóa, từ đó giúp tiết kiệm kinh phí trong việc bố trí kho, trang thiết bị, nhân lực bảo quản tài liệu. Mong rằng Luật Lưu trữ sửa đổi sẽ quy định cụ thể nội dung này.

    Qua một số nội dung nêu trên, cho thấy quy định của pháp luật hiện hành về lưu trữ điện tử vẫn có bất cập, không thống nhất và chưa phù hợp với thực tế. Để tạo hành lang pháp lý thực hiện lưu trữ điện tử, cần thiết phải điều chỉnh các quy định về lưu trữ điện tử hiện nay.

                                                                                       Thùy Dung


Tìm kiếm

Quản lý video Quản lý video

Thống kê truy cập Thống kê truy cập

0 0 6 4 2 0 3 0 2
Hôm nay: 2.165
Hôm qua: 3.835
Tuần này: 0
Tháng này: 18.914
Tổng cộng: 6.420.302

LIÊN KẾT WEBSITE LIÊN KẾT WEBSITE

               

TRANG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ SỞ NỘI VỤ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

Địa chỉ: Tầng 10 Trung tâm Hành chính thành phố Đà Nẵng, 24 Trần Phú, phường Thạch Thang, quận Hải Châu, thành phố Đà Nẵng

Điện thoại: 0236 3821253     Fax: 0236 3829900    E-mail: snv@danang.gov.vn

Ghi rõ nguồn phát hành https://noivu.danang.gov.vn khi sử dụng nội dung từ website này

Giấy phép số: 632/GP-STTTT do Sở Thông tin và Truyền thông cấp ngày 28/5/2021

Đăng nhập/a>