Tài liệu lưu trữ có vai trò rất quan trọng, nó chứa đựng nhiều thông tin phục vụ cho hoạt động khai thác sử dụng của mỗi cơ quan, tổ chức. Vì vậy, việc bảo quản tài liệu lưu trữ luôn được các cơ quan quan tâm thực hiện. Thực tế, tài liệu lưu trữ giấy hình thành qua các năm của một số cơ quan tương đối nhiều, trong khi diện tích Kho Lưu trữ không thay đổi, dẫn đến việc thiếu nơi bảo quản tài liệu lưu trữ, đặc biệt tại các cơ quan đang làm việc tại Tòa nhà đơn vị sự nghiệp Hòa Xuân, nhất là các ban quản lý dự án. Mặc dù hiện nay, việc triển khai lập hồ sơ công việc điện tử đã giảm tải một phần số lượng hồ sơ giấy, nhưng đối với các hồ sơ không đủ điều kiện lập hồ sơ điện tử như các hồ sơ thi công, công trình, bản vẽ thì phải thực hiện lập hồ sơ giấy.
Hiện nay, diện tích kho bố trí cho từng đơn vị đang làm việc tại Tòa nhà đơn vị sự nghiệp tại Hòa Xuân hiện không đủ để bảo quản tài liệu, một số đơn vị phải thuê địa điểm bên ngoài để bảo quản tài liệu. Việc bảo quản tài liệu lưu trữ phân tán tại nhiều nơi sẽ có những hạn chế như: Không bảo đảm an toàn tài liệu; việc di chuyển tài liệu nhiều lần sẽ dẫn đến hư hỏng, thất lạc, mất mát tài liệu, tốn kém kinh phí, tiêu hủy tài liệu không đúng quy định…. Để tiết kiệm diện tích, nhiều cơ quan phải để tài liệu trong thùng và xếp chồng lên nhau, làm ảnh hưởng đến việc bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
Hình ảnh một số cơ quan thuê địa điểm bên ngoài để bảo quản tài liệu
Diện tích kho để bảo quản tài liệu trong thời gian đến của một số cơ quan đang làm việc tại Tòa nhà đơn vị sự nghiệp Hòa Xuân đã hết, các cơ quan sẽ gặp khó khăn trong việc thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan và thực hiện các nghiệp vụ của công tác lưu trữ, không phát huy được giá trị của tài liệu lưu trữ. Vì vậy, việc bố trí, có phương án sắp xếp tài liệu lưu trữ trong thời gian đến của các cơ quan đang làm việc trong Tòa nhà đơn vị sự nghiệp tại Hòa Xuân là cần thiết để bảo quản tài liệu lưu trữ đúng quy định.
Hình ảnh tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản tại
Kho được bố trí tại Tòa nhà đơn vị sự nghiệp Hòa Xuân
