Phần lớn các cơ quan trên địa bàn thành phố Đà Nẵng hình thành chủ yếu là văn bản điện tử, các tính năng liên quan đến ký số, ban hành văn bản điện tử luôn được các cơ quan quan tâm thực hiện. Vì vậy, để tiết kiệm thời gian cho các cấp lãnh đạo trong chuyển đổi dữ liệu khi thực hiện ký số văn bản, tiết kiệm dung lượng máy chủ (nếu lãnh đạo không ký số mà sửa đổi file word thì file pdf cũ kèm theo sẽ bị thừa) thì Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành sẽ có chức năng “Ký số trực tiếp trên tệp word”
Chức năng này giúp ký số văn bản đảm bảo theo quy định của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Đồng thời, đơn giản hóa các thao tác thực hiện của các cấp lãnh đạo, ký số trở nên thuận tiện và tiết kiệm thời gian nhiều hơn so với trước. Bên cạnh đó, chức năng này cũng cho phép lãnh đạo ký số trực tiếp trên thiết bị di động đối với tệp word. Ưu điểm lớn nhất của chức năng này sẽ giúp tiết kiệm thời gian làm việc của lãnh đạo và tiết kiệm dung lượng của máy chủ.
Các thao tác người sử dụng sẽ thực hiện cụ thể như sau:
- Bước 1: Người dùng bấm nút “Đọc và ký số” bên cạnh file word.
- Bước 2: Hệ thống gửi file word đến máy chủ cài đặt ứng dụng chuyển đổi file word thành pdf.
- Bước 3: Ứng dụng chuyển đổi file word thành file pdf thành công, gửi file pdf đến hệ thống Quản lý văn bản và điều hành để thực hiện các bước tiếp theo (gửi đến ứng dụng ký số web hoặc ký sim PKI).
Nguyễn Thị Dung
