Từ các cơ quan cấp quốc gia, đến mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong quá trình hoạt động của đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

Theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, có thể những văn bản điện tử sẽ được lưu hành, những văn phòng không giấy sẽ dần hình thành và công việc tại bộ phận văn thư, lưu trữ sẽ giảm tải nhưng không vì thế mà những người làm văn thư, lưu trữ sẽ mất đi vai trò, vị trí trong mỗi cơ quan, tổ chức vì tất cả các văn bản đi, đến dưới hình thức nào cũng phải tập trung về một đầu mối là bộ phận văn thư; tài liệu lưu trữ giấy hay tài liệu điện tử đều được quản lý thống nhất bởi bộ phận lưu trữ.

Mặc dù công tác văn thư, lưu trữ đã có từ rất lâu, song một vài năm trở lại đây, không ít người coi đó chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ đơn thuần của những người làm văn thư, lưu trữ nên chưa có những quan tâm, chú trọng, đầu tư xứng đáng. Đây là suy nghĩ, là quan niệm chưa đúng khi đánh giá về công tác văn thư, lưu trữ, cần phải được nhìn nhận lại.

Công tác văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Đó là công việc của cả tập thể chứ không riêng một cá nhân nào. Để đưa công tác này đi vào nề nếp và đạt được những bước tiến dài, rất cần sự thay đổi nhận thức của không ít người, đặc biệt là cấp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức. Bên cạnh đó, cần có một đội ngũ cán bộ được đào tạo tốt về chuyên môn, nghiệp vụ, một sự chỉ đạo nhất quán trong hoạt động của các cơ quan nhà nước và của các cơ quan chức năng chuyên ngành. Đừng vì những nhận thức chưa đúng mà xem nhẹ công tác này và phủ nhận đóng góp của đội ngũ những người làm văn thư, lưu trữ ./.

                                                                                                - Lê Thanh Hải –