Chỉ tiêu cụ thể của Quyết định só 458/QĐ-TTG ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025” là bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ tại các cơ quan được tạo lập dạng điện tử, tức là khi xử lý, giải quyết công việc tối thiểu 80% phải được lập hồ sơ điện tử; đây là mục tiêu chung của cả nước đến năm 2025.
Đối với thành phố Đà Nẵng, trong thời gian qua, được sự quan tâm của lãnh đạo thành phố đầu tư cả về cơ sở hạ tầng, trang thiết bị, hệ thống, giải pháp công nghệ và nguồn nhân lực nên đã tạo sự chuyển biến mạnh mẽ trong việc ứng dụng công nghệ thông tin và tăng cường việc sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước; nhất là trong việc sử dụng văn bản điện tử, lập hồ sơ điện tử với tỉ lệ bình quân chung của thành phố từ 5% lập hồ sơ điện tử công việc vào cuối năm 2019 đến nay đã đạt tỉ lệ 88,1% hồ sơ công việc của các cơ quan, đơn vị được lập hồ sơ điện tử (số liệu đến ngày 04/5/2022), sớm đạt chỉ tiêu của Chính phủ đề ra; trong đó, phải kể đến sự nổ lực vược bậc đạt 100% tỉ lệ lập hồ sơ điện tử của Sở Xây dựng, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Khoa học Công nghệ, Sở Giáo dục và Đào tạo thành phố, UBND quận Hải Châu, riêng bình quân ở UBND các phường, xã hiện nay đã lập hồ sơ điện tử đạt 96%; nhiều UBND phường, xã đạt 100% tỉ lệ lập hồ sơ điện tử như: Phước Ninh, Hòa Cường Bắc, Hòa Thuận Đông, Hòa Thuận Tây, Bình Thuận, Bình hiên, Nam Dương, Hải Châu 1, Hải Châu 2, Thạch Thang, Thanh Bình, Thuận Phước, An Hải Đông, An Hải Tây, Phước Mỹ, Nại Hiển Đông, Thọ Quang, An Khê, Thanh Khê Tây, Xuân Hà, Chính Gián, Thạc Gián, Hòa Minh, Hòa Phát, Khuê Trung, Hòa Châu, Hòa Bắc, Hòa Sơn, Hòa Liên... Đây là kết quả đáng mừng thể hiện quyết tâm của lãnh đạo các cơ quan, đơn vị; sự cố gắng, nổ lực rất lớn của công chức, viên chức nhà nước thành phố đồng thời là cơ sở tạo nền tảng cho mức độ sẳn sàng cho việc thực hiện dịch vụ công mức 4 khi giải quyết hồ sơ, công việc đối với tổ chức, công dân.
Bên cạnh kết quả đạt được nêu trên, vẫn còn một số hạn chế, vướng mắc làm cho tỉ lệ sử dụng văn bản điện tử, lập hồ sơ điện tử ở một số cơ quan, đơn vị còn thấp, hoặc vẫn còn có cơ quan chưa sử dụng văn bản điện tử; chất lượng lập hồ sơ điện tử chưa tốt; nguyên nhân của những hạn chế nêu trên một phần do lãnh đạo và công chức, viên chức chuyên môn một số cơ quan, đơn vị chưa thành thạo kỷ năng sử dụng văn bản điện tử, lập hồ sơ điện tử; quyết tâm chưa cao để thay thế phương pháp quản lý điều hành bằng giấy sang phương pháp quản lý, điều hành điện tử; một số khác là do chưa kịp thời cập nhật, chưa nâng cấp tính năng, bảo đảm hiệu quả, an toàn, an ninh mạng của phần mềm quản lý văn bản và điều hành của thành phố.
Kế hoạch triển khai các nhiệm vụ chuyển đổi số trên địa bàn thành phố Đà Nẵng năm 2022 đã đặt ra một số mục tiêu trọng tâm chuyển đổi số gồm: tỷ lệ dịch vụ công trực tuyến mức 4 đạt 100%; tỷ lệ hồ sơ trực tuyến có phát sinh hồ sơ đạt 85%; tỷ lệ số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính 100%; tỷ trọng kinh tế số trong GRDP đạt 12%; tỷ trọng công nghệ thông tin – truyền thông trong GRDP đạt 8,7%; tỷ trọng doanh thu thương mại điện tử đạt 10%; Về mặt xã hội mục tiêu trong năm 2022 tỷ lệ người dân từ 15 tuổi trở lên có điện thoại thông minh đạt gần 100%, phủ sóng 5G đạt 20%, người dân có mã ID y tế duy nhất và hồ sơ sức khỏe điện tử cá nhân đạt 100%; tỷ lệ trường học triển khai thanh toán học phí không dùng tiền mặt đạt 100%. Để đạt được các mục tiêu nêu trên cần phải đảm bảo mức độ tốt nhất của mức độ sẳn sàng ứng dụng công nghệ thông tin của các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp nhà nước; trên cơ sở việc đẩy mạnh sử dụng văn bản điện tử và lập hồ sơ điện tử của công chức, viên chức khi giao dịch, giải quyết công việc với tổ chức, công dân.
Một trong những điểm mới của công tác văn thư lưu trữ theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 03 tháng 5 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư, lưu trữ là sử dụng văn bản điện tử và lập hồ sơ điện tử; đây là vấn đề hết sức quan trọng có tính cách mạng đột phá trong công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân nhằm tạo môi trường làm việc hiện đại, minh bạch, giảm chi phí, thời gian và công sức; làm cơ sở cho việc chuyển đổi số, xây dựng chính quyền điện tử; nó không chỉ là yêu cầu cấp thiết của công cuộc cải cách hành chính đồng thời còn là kỷ năng không thể thiếu đối với công chức, viên chức hành chính nhà nước trong nền hành chính hiện nay.
Để tiếp tục duy trì và hoàn thiện nâng cao tỉ lệ, hiệu quả của việc sử dụng văn bản điện tử và lập hồ sơ điện tử trong thời gian đến, đòi hỏi sự quan tâm hơn nữa của thủ trưởng các cơ quan, đơn vị tập trung ở một số giải pháp cụ thể như sau: Thứ nhất Lãnh đạo cơ quan, đơn vị, người có thẩm quyền giải quyết công việc cần có quyết tâm thực hiện việc ký số theo quy định đối với văn bản điện tử để chuyển từ phương thức làm việc dựa trên giấy sang phương thức làm việc qua mạng theo Chỉ thị số 05/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ; Thứ hai là công chức chuyên môn nghiệp vụ, người được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải được cấp chứng thư chữ ký số cá nhân để đảm bảo trách nhiệm trong khi tham gia vào quá trình soạn thảo, ban hành văn bản điện tử; Thứ ba là tiếp tục nâng cấp, hoàn thiện các chức năng của phần mềm nhằm đáp ứng cho yêu cầu công việc đảm bảo sát thực, hiệu quả, an toàn, an ninh mạng; Thứ tư là nâng cao chất lượng công tác tuyên truyền, cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức 4 bảo đảm mức độ sẳn sàng để người dân áp dụng khi có nhu cầu giải quyết hồ sơ công việc; Thứ năm là thường xuyên kiểm tra, hướng dẫn, tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ, cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Có như vậy mới tạo tiền đề cho chính quyền số của công cuộc chuyển đổi số, góp phần quan trọng vào việc hoàn thành các nhiệm vụ, chỉ tiêu nêu trên./.
Chí Thanh
