Ngày 24/01/2019, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 02/2019/TT-BNV quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử. Theo đó, Thông tư được áp dụng đối với cơ quan nhà nước, doanh nghiệp nhà nước theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2014; khuyến khích các cơ quan, tổ chức không thuộc đối tượng và cá nhân áp dụng các quy định tại Thông tư này.
Việc thiết kế cấu trúc dữ liệu thông tin đầu vào phải bảo đảm 03 nguyên tắc, đó là: thống nhất với tiêu chuẩn thông tin đầu vào của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của các cơ quan, tổ chức; phù hợp với quy chuẩn quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành quy định tại Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT ngày 01/4/2016 và tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước quy định tại Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15/12/2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông; bảo đảm việc trao đổi dữ liệu giữa Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Lưu trữ lịch sử với Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của Lưu trữ cơ quan.
Thông tư quy định tài liệu lưu trữ điện tử được số hóa từ tài liệu lưu trữ nền giấy phải ảnh màu, độ phân giải tối thiểu là 200 dpi, đảm bảo tỷ lệ 100%, định dạng tập tin .pdf (Portable Document Format) với phiên bản 1.4 trở lên và tên file số hóa; đồng thời, quy định cụ thể vị trí, hình ảnh, thông tin đối với chữ ký số của cơ quan, tổ chức để xác thực, quản lý tài liệu lưu trữ số hóa. Đối với tài liệu ảnh được định dạng JPEG, tài liệu phim ảnh được định dạng MPEG-4, .avi, .wmv và tài liệu âm thanh được định dạng MP3, .wma. Thông tư cũng quy định dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ hình thành từ Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của cơ quan, tổ chức nộp lưu vào lưu trữ lịch sử phải được đóng gói theo quy định tại Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT.
Thông tư quy định việc bảo quản cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phải bảo đảm nguyên tắc an toàn, xác thực, bảo mật trên các phương tiện lưu trữ; bảo đảm khả năng truy cập, quản lý, tìm kiếm, cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Ngoài ra, quy định rõ các yêu cầu về sao lưu, kiểm tra, phục hồi, bảo đảm an toàn cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
Đặc biệt, để đảm bảo an toàn thông tin, Bộ Nội vụ yêu cầu: - Không lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có chứa thông tin thuộc phạm vi bí mật Nhà nước trên các thiết bị kết nối với mạng Internet, mạng máy tính, mạng viễn thông; - Không chuyển mục đích sử dụng các thiết bị đã lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có chứa thông tin thuộc phạm vi bí mật Nhà nước khi chưa loại bỏ triệt để cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; - Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phải được sao lưu ít nhất 02 bộ, mỗi bộ trên 01 phương tiện lưu trữ độc lập. Việc sao lưu phải bảo đảm đầy đủ, chính xác, kịp thời, an toàn;…
Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 10/3/2019. Xem chi tiết nội dung văn bản tại đây./.
Chi cục Văn thư - Lưu trữ
