Chuyển đổi số là một xu hướng tất yếu hiện nay; trong đó, một nội dung quan trọng trong chuyển đổi số tại các cơ quan hành chính nhà nước là thông qua việc thay đổi cách thực hiện công việc từ thủ công truyền thống (ghi chép trong sổ sách, văn bản giấy, họp trực tiếp,...) sang vận dụng công nghệ để thực hiện, từ đó tiến đến thay đổi tư duy, phương thức điều hành, văn hóa của tổ chức. Trong quá trình chuyển đổi đó, sự vận hành của dữ liệu số đóng vai trò then chốt, là tài sản, tài nguyên và là điều kiện tiên quyết cho lưu trữ số, chuyển đổi số. Công tác văn thư, lưu trữ đóng vai trò vừa là đầu vào của dữ liệu, vừa là nút thắt cuối cùng trong quy trình xử lý công việc tại các cơ quan hành chính nhà nước, việc chuyển đổi số trong công tác văn thư lưu trữ sẽ thúc đẩy chuyển đổi số nói chung. Cụ thể, sản phẩm của chuỗi chu trình số hóa công tác văn thư lưu trữ chính là hình thành, tạo lập dữ liệu số của hồ sơ công việc đúng quy định; bảo đảm an toàn về an ninh thông tin, bảo đảm khả năng khai thác cũng như chia sẻ, tích hợp cho các hệ thống dữ liệu khác. Từ đó có thể thấy việc thực hiện chuyển đổi số trong công tác lưu trữ sẽ góp phần triển khai Đề án chuyển đổi số, xây dựng chính quyền điện tử, thành phố thông minh.
Để đạt được mục tiêu trên, điều kiện tiên quyết là phải xây dựng, hình thành được Kho lưu trữ số, nơi tập trung dữ liệu lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử của các cơ quan, đơn vị. Sở Nội vụ đã căn cứ mục tiêu, chỉ tiêu cụ thể về lưu trữ điện tử của cơ quan có thẩm quyền, tình hình thực tế của thành phố Đà Nẵng, đề xuất của các cơ quan về nhu cầu tạo lập cơ sở dữ liệu từ việc số hóa, chỉnh lý tài liệu để xây dựng dự thảo Đề án. Đên ngày 27 tháng 10 năm 2022, Đề án xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử và Kho Lưu trữ số của thành phố Đà Nẵng giai đoạn 2023-2025, định hướng đến năm 2030 đã được ban hành tại Quyết định số 2773/QĐ-UBND.
Bố cục dự thảo Đề án gồm 03 phần: Phần I: Sự cần thiết phải và căn cứ ban hành Đề án; Phần II: Kết quả thực hiện Đề án chỉnh lý và số hóa tài liệu lưu trữ giai đoạn 2017-2021 và kết quả thực hiện lập hồ sơ điện tử của thành phố; Phần III: Nội dung Đề án (gồm 05 nội dung: Mục tiêu, định hướng; nguyên tắc, yêu cầu thực hiện Đề án; phạm vi và lộ trình thực hiện Đề án; kinh phí thực hiện Đề án; tổ chức thực hiện).
Đề án ban hành giúp thực hiện các mục tiêu, chỉ tiêu, nhiệm vụ đặt ra cho công tác văn thư, lưu trữ điện tử như tạo lập dữ liệu điện tử, lập hồ sơ điện tử, số hóa thủ tục hành chính và tài liệu lưu trữ, cung cấp dữ liệu mở, kế thừa, chia sẻ dữ liệu… đến năm 2025, định hướng đến năm 2030 của thành phố tại Đề án chuyển đổi số ban hành kèm theo Quyết định số 2870/QĐ-UBND ngày 28 tháng 8 năm 2021 của UBND thành phố và Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2020-2025”.
Đề án giúp quản lý khoa học, thống nhất dữ liệu, tài liệu điện tử để phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ điện tử trong chuyển đổi số của thành phố. Đồng thời, hình thành và phát triển kho lưu trữ số để tập hợp dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, phục vụ hiệu quả nhu cầu tiếp cận, khai thác tài liệu lưu trữ của tổ chức, công dân. Số hóa tất cả những hồ sơ, tài liệu định dạng giấy còn giá trị sử dụng (trong điều kiện cho phép). Đối với tất cả văn bản, tài liệu phát sinh từ năm 2022 về sau, thực hiện lập hồ sơ điện tử đúng quy định và chuyển vào Kho lưu trữ số khi đến thời hạn giao nộp (trừ các hồ sơ có quy định hoặc điều kiện đặc thù không thể lập hồ sơ điện tử). Góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động lãnh đạo, quản lý, điều hành của các cơ quan từ thông tin, dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử.
- Mục tiêu cụ thể đến năm 2025, đề án tập trung thực hiện các mục tiêu, chỉ tiêu cụ thể về 03 nội dung:
+ Thứ nhất, xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử: Bảo đảm tối thiểu 80% hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành hàng năm tại các cơ quan được lập hồ sơ điện tử; 90% cơ quan thực hiện khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng; 80% tài liệu điện tử bảo quản vĩnh viễn giao nộp vào Lưu trữ lịch sử thành phố; chuẩn hóa, làm sạch, hoàn thiện 100% cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; số hóa 100% tài liệu lưu trữ về chuyên môn, nghiệp vụ (trong đó có kết quả giải quyết thủ tục hành chính), thường xuyên được khai thác, sử dụng được đề ra tại lộ trình của Đề án…
+ Thứ hai, xây dựng Kho lưu trữ số của thành phố tập hợp các cơ sở dữ liệu lưu trữ điện tử của các lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử thành phố và lưu trữ chuyên ngành (nếu có thể); bảo đảm tất cả tài liệu điện tử được tiếp nhận, lưu trữ, bảo quản và xác nhận độ tin cậy, tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng khai thác, sử dụng qua thời gian; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ; chuyển phương thức lưu trữ truyền thống (lưu trữ giấy) sang lưu trữ điện tử.
+ Thứ ba, chỉnh lý tài liệu lưu trữ giấy: Chỉnh lý tài liệu lưu trữ giấy tại Đề án nhằm chọn lọc tài liệu có giá trị để số hóa, tạo lập dữ liệu điện tử từ tài liệu lưu trữ giấy. Hoàn thành chỉnh lý 1.418 mét tài liệu lưu trữ giấy hình thành từ năm 2015 về trước đang bảo quản tại lưu trữ cơ quan được đề ra tại lộ trình của Đề án theo đúng quy định; hoàn thành việc chỉnh lý 296 mét tài liệu lưu trữ giấy đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử thành phố.
- Mục tiêu định hướng đến năm 2030 giúp sử dụng, chia sẻ dữ liệu số thay cho tài liệu giấy đối với những văn bản, tài liệu lưu trữ đã được tạo lập dữ liệu điện tử để phục vụ hoạt động lãnh đạo, quản lý, điều hành của cơ quan, của thành phố. Duy trì và phát triển các mục tiêu, kết quả đã đạt được trong lưu trữ số giai đoạn 2023-2025, tiến tới thực hiện lưu trữ điện tử toàn diện.
Tóm lại, trong xu thế tất cả các lĩnh vực đang thực hiện chuyển đổi số, yêu cầu tất yếu hiện nay trong công tác lưu trữ của thành phố là xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ hoàn thiện, thực hiện lưu trữ số, lưu trữ điện tử và hình thành kho lưu trữ số để quản lý, sử dụng, chia sẻ, khai thác dữ liệu số, dữ liệu điện tử. Vì vậy, việc xây dựng, ban hành Đề án xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử và kho lưu trữ số của thành phố Đà Nẵng giai đoạn 2023-2025, định hướng đến năm 2030 là vô cùng cần thiết và quan trọng.
Xem chi tiết Quyết định 2773/QĐ-UBND tại đây./.
Nguyễn Thị Dung
