Quy định mới về văn bản điện tử và lập hồ sơ điện tử trên môi trường mạng
Người đăng tin: Ngày đăng tin: 12/02/2019 Lượt xem: 32


Ngày 24/01/2019, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư 01/2019/TT-BNV về việc quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức. Theo đó, Bộ Nội vụ đã quy định về việc quản lý văn bản điện tử, chữ ký số của cơ quan, lập hồ sơ điện tử trên môi trường mạng và có một số nội dung khác so với quy trình quản lý văn bản giấy, lập hồ sơ giấy thông thường, cụ thể:

 

    Về quản lý văn bản điện tử đến: Tất cả các văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký và quản lý trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành (Hệ thống). Vì vậy, đối với văn bản đến định dạng giấy, văn thư phải thực hiện số hóa, ký số của cơ quan để quản lý trên Hệ thống. Trong đó, tiêu chuẩn số hóa cần đảm bảo định dạng .pdf phiên bản 1.4 trở lên, ảnh màu, độ phân giải tối thiểu 200 dpi và tỷ lệ số hóa 100%. Hình thức chữ ký số của cơ quan trên văn bản đến định dạng giấy cần đảm bảo tại vị trí góc trên, bên phải, trang đầu văn bản; hình ảnh là dấu của cơ quan số hóa văn bản; thông tin gồm tên cơ quan và thời gian ký.

 

    Về quản lý văn bản điện tử đi: Việc trình, lấy ý kiến và kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày dự thảo văn bản đi được thực hiện hoàn toàn trên Hệ thống. Văn thư cơ quan phải chuyển dự thảo văn bản về định dạng .pdf (phiên bản 1.4 trở lên) trước khi trình người có thẩm quyền ký số trên văn bản. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính điện tử thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ, trừ yếu tố về thể thức ký số của người có thẩm quyền và ký số của cơ quan. Người có thẩm quyền ký số tại vị trí ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản trên văn bản giấy. Chữ ký số của cơ quan được ký trùm lên 1/3 chữ ký số của người có thẩm quyền về phía bên trái.

 

    Việc lưu văn bản đi được thực hiện song song giữa bản giấy và bản điện tử. Sau khi lấy số, ngày, tháng, năm vào dự thảo văn bản bằng chức năng của Hệ thống, văn thư in và đóng dấu cơ quan để lưu tại văn thư 01 bản và lưu văn bản điện tử đi trên Hệ thống.

 

    Thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan phải được giao bằng văn bản cho văn thư cơ quan quản lý và trực tiếp sử dụng. Văn thư cơ quan có trách nhiệm trực tiếp ký số của cơ quan vào văn bản do cơ quan ban hành sau khi đã có chữ ký số của người có thẩm quyền và văn bản do cơ quan trực tiếp số hóa; không giao thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.

 

    Về lập hồ sơ điện tử: Để lập được hồ sơ điện tử trên Hệ thống, cơ quan, tổ chức phải ban hành Danh mục hồ sơ hàng năm. Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm xác định số và ký hiệu hồ sơ cho văn bản đến, văn bản đi và các tài liệu có liên quan; cập nhật các trường thông tin của hồ sơ trong Hệ thống gồm: số, ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản, chế độ sử dụng, người lập hồ sơ, ngôn ngữ, thời gian bắt đầu. Trường hợp phát sinh các hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ cơ quan đã ban hành, cá nhân cập nhật bổ sung vào Danh mục hồ sơ trong Hệ thống sau khi được phê duyệt.

 

    Mã hồ sơ trên Hệ thống gồm: Mã định danh của cơ quan (được mặc định trong Hệ thống), năm hình thành hồ sơ và số, ký hiệu hồ sơ (được xác định theo Danh mục hồ sơ của cơ quan). Các thành phần của mã hồ sơ được phân định bằng dấu chấm.

 

    Khi công việc hoàn thành, cá nhân có trách nhiệm rà soát toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, hoàn thiện, kết thúc hồ sơ và cập nhật vào Hệ thống các thông tin về thời gian kết thúc, ghi chú. Các thông tin về mã định danh của cơ quan, năm hình thành hồ sơ, tổng số văn bản trong hồ sơ, tổng số trang của hồ sơ sẽ do Hệ thống tự động cập nhật.

 

    Về nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan: Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, có trách nhiệm nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử và tài liệu có định dạng khác vào lưu trữ cơ quan. Người làm lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ, đưa hồ sơ về chế độ quản lý "Hồ sơ lưu trữ điện tử" trong Hệ thống.

 

    Hiện nay, các cơ quan, đơn vị thuộc thành phố Đà Nẵng đang sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Để Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của thành phố đáp ứng các yêu cầu về quản lý văn bản điện tử, lập hồ sơ điện tử và giao nộp hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan, thành phố cần điều chỉnh Hệ thống và đáp ứng yêu cầu về chức năng của Hệ thống được quy định tại Điều 20 Thông tư số 01/2019/TT-BNV./.


Tìm kiếm

Quản lý video Quản lý video

Thống kê truy cập Thống kê truy cập

0 0 1 4 9 2 6 7 3
Hôm nay: 604
Hôm qua: 2.462
Tuần này: 5.575
Tháng này: 604
Tổng cộng: 1.492.673

LIÊN KẾT WEBSITE LIÊN KẾT WEBSITE

               

TRANG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ SỞ NỘI VỤ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

Địa chỉ: Tầng 10 Trung tâm Hành chính thành phố Đà Nẵng, 24 Trần Phú, phường Thạch Thang, quận Hải Châu, thành phố Đà Nẵng

Điện thoại: 0236 3821253     Fax: 0236 3829900    E-mail: snv@danang.gov.vn

Ghi rõ nguồn phát hành https://noivu.danang.gov.vn khi sử dụng nội dung từ website này

Giấy phép số: 401/GP-STTTT do Sở Thông tin và Truyền thông cấp ngày 09/10/2014

Đăng nhập/a>